Gmail: mengirim file besar menggunakan Google Drive
- Kategori: Surel
Server email mungkin menolak email yang melewati ambang ukuran tertentu karena lampiran email yang disertakan dalam email. Ambang batasnya biasanya di wilayah 20 Megabyte tetapi ditentukan oleh penyedia email, yang berarti mungkin lebih atau kurang dalam kasus Anda. Masalahnya di sini adalah bahwa ini adalah variabel khusus, yang berarti Anda mungkin mengalami masalah email yang dikembalikan karena penyedia email penerima memiliki ambang ukuran yang lebih rendah daripada milik Anda.
Microsoft beberapa waktu lalu memperkenalkan opsi pada produk emailnya untuk menggunakan penyimpanan SkyDrive sebagai gantinya. Alih-alih melampirkan file dengan email, Anda hanya melampirkan tautan yang mengarah ke file tersebut di SkyDrive dengan email. Manfaatnya ada di sana:
- Penerima dapat mengambil email lebih cepat dan memutuskan apakah akan mengunduh lampiran atau tidak
- Anda punya waktu untuk memperbarui file di SkyDrive sebelum penerima mengunduhnya
- Anda dapat mengunggah file yang lebih besar sekaligus tanpa harus menggunakan banyak email untuk membagi file di dalamnya agar tidak mencapai batas.
Google beberapa hari yang lalu mengumumkan bahwa pihaknya juga akan menambahkan opsi untuk digunakan google Drive saat Anda mengirim email dengan lampiran di Gmail . Fitur tersebut baru saja diaktifkan di akun saya dan saya ingin memandu Anda melalui prosesnya. Perhatikan bahwa saya menggunakan jendela tulis baru dan bukan yang lama.
Untuk memulai, klik tombol tulis di sudut kanan atas layar. Jendela tulis baru akan muncul. Bilah bawah yang dimulai dengan tombol kirim mencantumkan ikon lampiran. Arahkan kursor ke atasnya untuk melihat opsi yang tersedia.
Pilih opsi 'Sisipkan file menggunakan Drive' dengan klik kiri. Jendela overlay muncul yang dapat Anda gunakan untuk proses tersebut. Sidebar kiri menampilkan berbagai lokasi yang dapat Anda gunakan untuk memilih file termasuk file dari sistem komputer lokal, file yang sudah ada di Google Drive, file bersama, berbintang atau baru-baru ini dipilih.
Jika Anda ingin memilih file dari komputer lokal Anda, Anda dapat menggunakan seret dan lepas untuk mendorongnya ke jendela atau browser file. Setelah Anda selesai memilih, Anda dapat menekan tombol unggah untuk mengunggah file ke Google Drive.
Harap dicatat bahwa Anda hanya dapat memilih satu opsi dalam satu waktu, sehingga Anda mungkin perlu membuka antarmuka dua kali jika Anda perlu mengunggah file dari PC lokal dan memilih beberapa file yang sudah ada di Google Drive.
Anda kemudian dapat mulai mengisi email seperti biasa. File-file tersebut diperiksa untuk hak aksesnya ketika Anda mengklik kirim, dan Anda mungkin mendapatkan layar berikut jika penerima tidak memiliki hak yang tepat untuk mengaksesnya.
Pilihan default adalah membiarkan penerima melihat file. Anda dapat mengubah hak sehingga penerima dapat mengomentari atau mengedit sebagai gantinya. Klik pada lebih banyak opsi menampilkan informasi tambahan yang penting:
- Siapa pun yang memiliki tautan berarti bahwa non-penerima pun dapat membuka file jika mereka memiliki tautan. Keuntungannya di sini adalah akun Google tidak diperlukan untuk mengakses file
- Penerima email ini - penerima harus memiliki akun Google. Ini melindungi file agar tidak diakses oleh pengguna yang tidak sah.
Tautan di email penerima mengarah langsung ke Google Dokumen di mana mereka dapat diakses secara langsung jika Anda telah memilih opsi 'siapa saja yang memiliki tautan', atau setelah masuk ke akun Google.